WHISTLEBLOWING

SEGNALAZIONI (D.LGS. 24/2023)

ROTFIL SRL è da sempre particolarmente attenta alla prevenzione dei rischi che potrebbero compromettere la gestione responsabile e sostenibile delle proprie funzioni.

ROTFIL SRL, conformemente a quanto previsto dal decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 recepisce in Italia la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione ed in linea con quanto dalle best practices internazionali, ha adottato la procedura “whistleblowing” per la gestione delle segnalazioni.

Contestualmente, abbiamo implementato questo portale informatico per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione affidando il servizio a Lumina Fiduciaria SPA, Società Fiduciaria che opera su autorizzazione ottenuta dal Ministero dello Sviluppo Economico (MISE) come stabilito dalla Legge 1966/39.

Chi può effettuare una segnalazione “whistleblowing”?

Il decreto definisce “persona segnalante” la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo

I soggetti “segnalanti”, tutelati dal decreto, sono:

• i dipendenti di amministrazioni pubbliche, di autorità amministrative indipendenti, di enti pubblici economici, di enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico, delle società in house, di organismi di diritto pubblico o di concessionari di pubblico servizio;
• i lavoratori subordinati di soggetti del settore privato, compresi i lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal decreto legislativo 15 giugno 2015, n. 81, o dall’articolo 54-bis del decreto-legge 24 aprile 2017, n. 50, convertito, con modificazioni, dalla legge 21 giugno 2017, n. 96;
• i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge 22 maggio 2017, n. 81, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’articolo 409 del codice di procedura civile e all’articolo 2 del decreto legislativo n. 81 del 2015, che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
• i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso soggetti del settore pubblico o del settore privato.

Le tutele previste per il soggetto segnalante si applicano anche:

• ai cosiddetti facilitatori (coloro che prestano assistenza al lavoratore nel processo di segnalazione);
• alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante o che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto;
• ai colleghi della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica virgola che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria a contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

Quali sono le tutele garantite al segnalante?

I segnalanti non possono subire alcuna ritorsione; il decreto indica talune fattispecie che, qualora siano riconducibili alla definizione di ritorsione, e stabilisce misure e condizioni per la protezione dei segnalanti.

La tutela opera altresì:

• se il rapporto giuridico non è iniziato (selezione e fasi precontrattuali);
• durante il periodo di prova;
• dopo lo scioglimento del rapporto (se le informazioni sono state acquisite in corso di rapporto).

Cosa può essere segnalato?

Il decreto definisce "segnalazione" la comunicazione scritta od orale di informazioni sulle "violazioni", definite quali comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato e che consistono in:

1) Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
2) condotte illecite e rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, o violazione dei modelli di organizzazione e gestione;
3) illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione Europea o nazionali indicati nell'allegato al decreto o degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione Europea indicati nell'allegato alla Direttiva 2019/1937, seppur non indicati nell'allegato al decreto relativamente ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari; prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza degli alimenti, dei mangimi e della salute e benessere degli animali; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; salute pubblica; tutela della vita privata e protezione dei dati personali; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; protezione dei consumatori; sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
4) atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'unione europea (art 325 TFUE);
5) atti e omissioni riguardanti (art 26, par 2 TFUE) la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali nel mercato interno, comprese violazioni delle norme dell'Unione Europea in materia di Concorrenza, Aiuti di Stato, Imposte sulle società.
6) atti o comportamenti che vanificano oggetto e finalità delle disposizioni UE di cui ai punti 3,4 e 5.

Il decreto definisce "ritorsione" qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

Privacy
Tutti i dati personali verranno trattati ai sensi della vigente Disciplina Privacy (per tale intendendosi il Regolamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (GDPR), il D.Lgs. n. 196/2003, il D. Lgs. n.101/2018 nonché qualsiasi altra normativa sulla protezione dei dati personali applicabile in Italia, ivi compresi i provvedimenti del Garante), nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, con particolare riguardo per la riservatezza dell'identità dei soggetti coinvolti e per la sicurezza del trattamento.

Per maggiori approfondimenti, scarica il PDF Privacy Lumina Fiduciaria

Come effettuare la segnalazione
La segnalazione può essere effettuata utilizzando l’apposito canale web raggiungibile all'indirizzo www.WB24.it il quale consente sia segnalazioni scritte che verbali.

Il portale dopo una prima registrazione consente di caricare la propria segnalazione e consultare in seguito l’andamento della pratica.

ACCEDI A WWW.WB24.IT PER FARE LA TUA SEGNALAZIONE

Cosa succede se faccio la segnalazione con altri canali?
La normativa “whistleblowing” riconosce il diritto alle tutele del segnalante qualsiasi sia il mezzo di comunicazione previlegiando espressamente il canale informatico.
La società ha predisposto il canale informatico di segnalazione al fine di garantire l’anonimato del segnalante.
Eventuali segnalazioni fatte a soggetti differenti da Lumina Fiduciaria o effettuate con altri canali (es mail, PEC, posta ordinaria, telefono) per loro natura non sono idonei a garantire l’anonimato del segnalante.
Tutti i soggetti coinvolti tratteranno comunque la segnalazione con la massima cura e secondo quanto disposto dalla normativa.
Eventuali segnalazioni fatte a soggetti non preposti e pertanto formati a gestire segnalazioni whistleblowing potrebbero compromettere l’anonimato e rendere impossibile per la società garantire i diritti del segnalante.

Come viene garantito l’anonimato del segnalante?

Il processo di segnalazione viene gestito in completo outsourcing da Lumina Fiduciaria SPA Società Fiduciaria che opera su autorizzazione ottenuta dal Ministero dello Sviluppo Economico (MISE) come stabilito dalla Legge 1966/39.

Lumina Fiduciaria raccoglie le segnalazioni attraverso l’apposito portale www.WB24.it il quale attraverso la tecnologia della criptazione scinde l’anagrafica del segnalante della segnalazione.

La segnalazione verrà pertanto trattata in modo completamente anonimo secondo la normativa del “whistleblowing” mentre l’anagrafica del segnalante verrà conservata e secretata dalla società fiduciaria ed accessibile solo negli specifici casi previsti dalla legge.

Cosa succede dopo la segnalazione?

Entro sette giorni dalla data di ricezione Lumina Fiduciaria rilascia un “avviso di ricevimento”
La “segnalazione” in forma anonima vene trasmessa immediatamente all’ufficio preposto dell’azienda segnalata.
Nel caso specifico la segnalazione viene trasmessa ai seguenti soggetti

• Presidente del consiglio di Amministrazione
• Amministratore delegato
• Presidente del collegio Sindacale
• ODV 231
• Comitato per la gestione delle segnalazioni “whistleblowing”

* a seconda del modello organizzativo dell’azienda oggetto della segnalazione

Entro il termine perentorio di 3 mesi dell'avviso di ricevimento il segnalante deve perentoriamente ricevere l’esito della segnalazione.
Il segnalante potrà consultare “avviso di ricevimento” l’esito della segnalazione ed eventuali comunicazioni provenienti dall’azienda accedendo in maniera anonima al sito www.WB24.it

Cosa può fare il segnalante se la società segnalata non dà seguito alla mia segnalazione?

La normativa di “whistleblowing” consente al segnalante di effettuare una segnalazione esterna direttamente all’ANAC (autorità nazionale anticorruzione) https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing nel caso in cui:

• Trascorsi i 3 mesi dalla segnalazione con l’apposito canale interno, l’azienda non abbia dato alcun riscontro.
• Il canale interno non sia attivo o se attivo non conforme a quanto stabilito dal decreto
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, che, se effettuasse una segnalazione interna:
• alla stessa non sarebbe dato efficace seguito. Ciò si verifica quando, ad esempio, il responsabile ultimo nel contesto lavorativo sia coinvolto nella violazione, vi sia il rischio che la violazione o le relative prove possano essere occultate o distrutte, l’efficacia delle indagini svolte dalle autorità competenti potrebbe essere altrimenti compromessa o anche perché si ritiene che ANAC sarebbe più indicata a affrontare la specifica violazione, soprattutto nelle materie di propria competenza;
• questa potrebbe determinare il rischio di ritorsione (ad esempio anche come conseguenza della violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante).
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Si pensi, ad esempio, al caso in cui la violazione richieda un intervento urgente, per salvaguardare la salute e la sicurezza delle persone o per proteggere l’ambiente.

La normativa di “whistleblowing” consente al segnalante di effettuare una divulgazione pubblica.

Con la divulgazione pubblica le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone. Il legislatore tiene naturalmente conto dell’evoluzione dei mezzi di diffusione di massa includendovi anche i social network e i nuovi canali di comunicazione (ad esempio facebook, twitter, youtube, instagram) che costituiscono uno strumento rapido e interattivo di trasmissione e veicolazione di informazioni e scambi tra reti di persone e organizzazioni.

La divulgazione pubblica delle violazioni deve avvenire nel rispetto delle condizioni poste dal legislatore affinché poi il soggetto che la effettua possa beneficiare delle tutele riconosciute dal decreto.

Pertanto, la protezione sarà riconosciuta se al momento della divulgazione ricorra una delle seguenti condizioni:

1. ad una segnalazione interna, a cui l’amministrazione/ente non ha dato riscontro in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione nei termini previsti
2. la persona ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna all’ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli (tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento)
3. la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica in quanto sulla base di motivazioni ragionevoli e fondate alla luce delle circostanze del caso concreto, ritiene che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Si pensi, ad esempio, ad una situazione di emergenza o al rischio di danno irreversibile, anche all’incolumità fisica di una o più persone, che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne gli effetti;
4. la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica poiché sulla base di motivazioni ragionevoli e fondate alla luce delle circostanze del caso concreto ritiene che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito perché, ad esempio, teme che possano essere occultate o distrutte prove oppure che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa. Si consideri, a titolo esemplificativo, il caso in cui chi riceve la segnalazione di una violazione, accordandosi con la persona coinvolta nella violazione stessa, proceda ad archiviare detta segnalazione in assenza dei presupposti.

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